Để bắt kịp thời đại công nghệ số, các công ty công nghệ luôn đưa ra những cải tiến mới để đem đến những trải nghiệm tốt nhất cho người dùng. Mới đây, Google đã công bố sẽ có sự thay đổi trong các dịch vụ trực tuyến của mình. Một trong số đó là việc Google Workspace sẽ được hiện miễn phí cho tất cả người dùng có tài khoản Google. Điều này đồng nghĩa với việc bạn khoogn cần có hồ sơ doanh nghiệp mà vẫn có thể sử dụng các tính năng như Docs, Sheets, Meet hay Drive. Sự phát triển mới về công nghệ này đã thu hút sự quan tâm từ nhiều người dùng trên toàn cầu.
G Suite là gì?
Trước khi chúng ta bàn luận về Google Workspace, hãy cùng nhìn lại G Suite. Dịch vụ này bắt đầu vào năm 2016, dành cho các tổ chức sử dụng các dịch vụ Google với tên miền của chính họ, có trả phí hàng tháng.
Thay vì duy trì bộ nhớ mạng, máy chủ email và các công cụ khác nhau của riêng họ, G Suite cho phép các tổ chức sử dụng bộ công cụ cộng tác và năng suất dựa trên đám mây của Google làm phụ trợ cho doanh nghiệp của họ.
Bộ G Suite đầu tiên bao gồm Gmail, Google Talk, Google Calendar và Google Page Creator. Qua thời gian, nó mở rộng thêm Google Docs, Sheets, Slides, Forms, Google Drive, Google Chat và Meet.
Google Workspace là gì?
Google Workspace là phiên bản phát triển mở rộng của G Suite. Nó sẽ bao gồm một số thay đổi mà Google đã tạo ra trong năm 2020. Các công cụ tách biệt nhưng có liên kết chặt chẽ với nhau. Thay vì nhảy giữa các ứng dụng Gmail, Docs, Meet, thì mọi thứ đều có trong “một điểm trung tâm”. Theo một thông cáo báo chí, “lúc này, tất cả hơn 3 tỉ người dùng là người dùng cá nhân, doanh nghiệp và giáo dục đều có quyền truy cập vào tất cả tính năng của Google WorkSpace”.
Bạn sẽ phải bật Google Chat trong Gmail để kích hoạt trải nghiệm tích hợp này. Điều này thực sự có thể không giống như một thay đổi lớn. Vì các tài khoản miễn phí đã có quyền truy cập vào những dịch vụ như Drive và Docs.
Tuy nhiên, Workspace mang đến những tính năng như đề xuất thông minh trong email hoặc tài liệu. Với việc gõ @ kèm tên người dùng mà bạn muốn nhắc đến vào các nhiệm vụ và trình bày ở Google Docs, Sheets hoặc Slides trong cuộc gọi Meet.
Bên cạnh việc giới thiệu phiên bản miễn phí, Google cũng giới thiệu phiên bản tính phí – Workspace Individual. Nó nhắm mục tiêu đến các chủ doanh nghiệp nhỏ và cung cấp “các khả năng cao cấp, bao gồm dịch vụ đặt chỗ thông minh, cuộc họp video chuyên nghiệp, marketing qua email được cá nhân hóa và nhiều hơn thế nữa”.
Rooms chat trở nên mạnh mẽ giống Slack
Google không chỉ mở Workspace cho tất cả mọi người mà còn giới thiệu một số tính năng mới. Đầu tiên là Rooms trong Chat (trước đây được gọi là Hangouts).
“Trong mùa hè, chúng tôi sẽ phát triển Rooms để trở thành Spaces. Và ra mắt giao diện người dùng được sắp xếp hợp lý và linh hoạt nhằm giúp các nhóm và cá nhân luôn cập nhật mọi thứ quan trọng”. Mục đích của trang one-page này là chứa các chỉ số hiện diện, trạng thái tùy chỉnh, biểu cảm. Và cung cấp chế độ xem có thể thu gọn và khả năng ghim thông báo.
Về cơ bản, có vẻ như Google Chat đang trở nên mạnh mẽ và khá giống Slack. Mặc dù nó cung cấp nhiều công cụ cộng tác hơn ứng dụng nhắn tin. Google cũng cho biết, “Spaces sẽ tích hợp liền mạch với các tệp và tác vụ”. Cho phép “tất cả các thông tin, cuộc trò chuyện và tệp có liên quan cho một dự án được sắp xếp”. Việc tổng hợp tài liệu cho các chủ đề có thể được kiểm duyệt ở cấp độ toàn tổ chức.
Trong một số hình ảnh mà Google cung cấp, có vẻ như Spaces cho phép bạn có một cột ở bên trái để trò chuyện với đồng nghiệp. Trong khi 2/3 màn hình còn lại hiển thị Google Docs mà các bạn đang cùng chỉnh sửa. Ở đầu cột trò chuyện, bạn có thể chọn xem cuộc trò chuyện hoặc chuyển sang Files hoặc Tasks.
Điều này khá giống với Smart Canvas mà Google đã nói ở Google I/O và Fluid Framework của Microsoft.
Cải tiến với Google Meet
Việc gọi video cũng đang được nâng cấp. Vì Google bổ sung thêm nhiều tính năng mà các dịch vụ khác như Zoom và Teams đã cung cấp. Google Meet sẽ có chế độ Companion Mode, các quyền kiểm duyệt mới và các tùy chọn Calendar RSVP được cập nhật.
Chế độ Companion, đã được đề cập tại Hội nghị I/O tháng trước, sẽ cho phép những người tham gia cuộc họp truy cập các tính năng như thăm dò ý kiến, trò chuyện trong cuộc họp, giơ tay, Hỏi và Đáp… dù cho người dùng sử dụng bất kỳ thiết bị nào. “Companion Mode sẽ có sẵn trên web và ứng dụng web của Google Meet vào tháng 9. Và sẽ sớm có trên thiết bị di động”, theo Google.
Về cơ bản, Google cũng đang cải thiện một số tính năng bảo mật trong Workspace. Nó bổ sung mã hóa phía máy khách, “Trust rules” và nhãn mới cho Drive. Sau đó, nó sẽ cho phép quản trị viên “phân loại tệp và áp dụng các biện pháp kiểm soát dựa trên mức độ nhạy cảm của chúng”. Google cho biết họ cũng đang tăng cường bảo vệ chống lừa đảo và phần mềm độc hại trong Workspace.
